رفح الآن-وكالات
أعلنت منظمة أطباء العالم – إسبانيا (MdM-S) عن حاجتها للوظيفة الشاغرة التالية :
– المسمى الوظيفي : موظف إداري وماليAdmin and Finance Officer
– النوع: عقد دوام كامل
– مدة العقد: 6 أشهر، قابلة للتمديد بناءً على الأداء وتوفر التمويل.
– مكان العمل: قطاع غزة، فلسطين
– المسؤول المباشر: منسق ميداني/منسق إداري فني – فلسطين
الهدف المحدد:
مسؤول عن جميع المهام الإدارية والمالية والمحاسبية لمنظمة أطباء الطب النفسي – غزة في القاعدة، بالإضافة إلى تسهيل مهام الموارد البشرية تحت إشراف المنسق الميداني للقاعدة والإشراف الفني للمنسق الإداري للبعثة.
مهام الوظيفة
– متابعة وتقديم المشورة بشأن تنفيذ الإجراءات الإدارية والمالية والمتعلقة بالموارد البشرية لمكتب منظمة أطباء الطب النفسي – غزة في القاعدة، بالتعاون مع المنسق الميداني وبدعم من المنسق الإداري.
– تحت إشراف المنسق الميداني، اتباع الإجراءات اللازمة للمشاكل المحتملة المتعلقة بمكاتب القاعدة.
– إطلاع الموظفين الجدد على شروط وأحكام التوظيف واللوائح الداخلية في MdM-S، بدعم من مسؤول الموارد البشرية.
– تتبع استهلاك المكتب من الكهرباء والهاتف والهواتف المحمولة والإنترنت ووقود السيارات بالتعاون مع مسؤول اللوجستيات.
– جميع الحقوق محفوظة لشبكة وظائف فلسطين .
– مسؤول عن حفظ وأرشفة الملفات الإدارية والوثائق المالية بانتظام، سواءً على الورق أو عبر SharePoint.
– دعم إعداد وتنفيذ مدفوعات الضرائب بدعم من مسؤول الموارد البشرية.
– تسهيل إعداد تقارير التدقيق الخارجي، سواءً التدقيق الوطني الميداني أو التدقيق المتعلق بالمشاريع.
– دعم إعداد الميزانية للمقترحات الجديدة في القاعدة بالتعاون مع فريق البرنامج.
– ضمان التوزيع السليم للنفقات واحتياجات الأنشطة وفقًا لتصنيف MdM وتخصيصات الميزانية.
– متابعة وتتبع الاحتياجات المالية الشهرية في القاعدة بالتعاون مع منسق الشؤون الإدارية، وإعداد طلبات التمويل عند الحاجة.
– متابعة تنفيذ الميزانية (الوحدات المالية الشهرية) وتحديثها في الوقت المناسب، بالتنسيق مع فريق البرنامج.
– تقديم المشورة للفريق بشأن لوائح وإرشادات الجهات المانحة.
– جميع الحقوق محفوظة لشبكة وظائف فلسطين
– متابعة وتتبع ميزانية الشريك المحلي للمشاريع المحددة المطلوبة.
– تسجيل وتدوين وحفظ جميع الفواتير وإيصالات النفقات يوميًا وفقًا للإجراءات المالية لـ MdM-S.
– ترميز المعاملات المالية وفقًا لنماذج وإجراءات MdM-S، وتحميلها شهريًا وفي الوقت المناسب إلى أداة الإرجاع.
– إعداد الحسابات الشهرية وقائمة التسوية وإرسالها إلى منسق الشؤون الإدارية في الوقت المناسب.
– تقديم الدعم والمشورة لمنسق الميدان بشأن إعداد طلبات الإعفاء من ضريبة القيمة المضافة، وضمان الامتثال لقواعد وإجراءات الإعفاء، وغيرها من المتطلبات ذات الصلة؛ القانونية والمالية، إلخ.
– جميع الحقوق محفوظة لشبكة وظائف فلسطين
– مسؤول عن دفع الفواتير والإيجارات والنفقات الأخرى المتعلقة بمكاتب MdM-S في القاعدة، بما في ذلك دفع الرواتب، بدعم من مسؤول الموارد البشرية.
– إدارة عمليات الإغلاق اليومية والأسبوعية والشهرية للمصروفات النثرية لكل مشروع بالتعاون مع منسق الميدان.
– إدارة المدفوعات النقدية وتوثيقها: الإيصالات والفواتير وجميع المستندات المتعلقة بتبرير النفقات.
– سداد السلف النقدية لأي أنشطة في الميدان، ومتابعة إنفاقها وإغلاقها.
– طلب واستلام كشف حساب بنكي شهريًا.
– إنجاز أعمال المحاسبة في الوقت المناسب وفقًا لنماذج وإجراءات MdM-S.
– التحقق من صحة طلبات المشتريات المقدمة من البعثة وفقًا للموارد المتاحة والإجراءات القياسية لـ MdM-S.
– المشاركة في فتح العطاءات الخاصة باللوازم والقرطاسية وأجهزة الحاسوب، وغيرها، التي يتم شراؤها لمنظمة MdM-Spain أو لتنفيذ أنشطة المشاريع، بناءً على طلب المدير المباشر.
– التنسيق مع مسؤول اللوجستيات في القاعدة لتتبع عقود المشتريات مع المبالغ المستحقة والمدفوعات المسددة حتى تاريخه.
– الدعم في عملية تسهيل وحفظ سجلات مستندات الموارد البشرية التي يتبادلها مسؤول الموارد البشرية مع الموظفين، والتأكد من توقيعها ومسحها ضوئيًا وأرشفتها في الوقت المناسب، بما في ذلك كشوف الرواتب، وجداول الدوام، وأوراق التأمين، وغيرها.
– الإبلاغ عن أي تحديثات ذات صلة يجب أخذها في الاعتبار عند التحديث الشهري لقاعدة بيانات موظفي القاعدة.
– تقديم المشورة لمنسق الشؤون الإدارية بشأن أي تعديل على قانون العمل.
– دعم منسق الشؤون الميدانية في طلب ومتابعة تنسيق التصاريح.
– حضور الاجتماعات الإدارية بناءً على طلب منسق الميدان/المنسق الإداري
– تمثيل منظمة أطباء بلا حدود في اجتماعات شركاء المشاريع والمؤسسات المالية في المسائل الإدارية بناءً على طلب منسق الميدان.
– تمثيل منظمة أطباء بلا حدود في علاقتها مع السلطات الفلسطينية في قواعدها عند الحاجة.
– تنسيق الإجراءات الإدارية المتعلقة بموظفي منظمة أطباء بلا حدود مع قواعدها الأخرى.
– جميع الحقوق محفوظة لشبكة وظائف فلسطين
– إبقاء منسق الميدان/المنسق الإداري على اطلاع دائم بجميع الاجتماعات والحصول على ملاحظاتها.
